U bent een handelsbedrijf

Handelsbedrijven maken gebruik van software o.a. ter ondersteuning van de in- en verkoop van bouwmaterialen en hun voorraadbeheer. Het is belangrijk dat artikel- en prijsinformatie van assortimenten van leveranciers (over het algemeen zijn dit fabrikanten) correct in de softwarepakketten van handelsbedrijven wordt opgenomen zodat snel de juiste artikelen gevonden kunnen worden en vervolgens met de juiste codes en prijzen kunnen worden besteld. Voorbeelden van artikelinformatie zijn: bestelcodes, omschrijvingen, trefwoorden (zoals productkenmerken en zoektermen), prijzen, verpakkingseenheden, omrekenfactoren, etc. 

Om met de juiste artikelinformatie te kunnen blijven werken dienen handelsbedrijven continu wijzigingen door te voeren in de artikel- en prijsinformatie in hun softwarepakket: Artikelen worden uit productie genomen, prijzen wijzigen doorgaans jaarlijks en verpakkingen veranderen. Bovendien brengen fabrikanten regelmatig nieuwe artikelen op de markt. Bij het doorvoeren van deze wijzigingen is het handelsbedrijf sterk afhankelijk van het tijdig aanleveren van informatie door leveranciers en de interne werkdruk binnen het bedrijf zelf. Bovendien is de manier waarop de informatie aangeleverd wordt per leverancier anders. Een gestructureerde  informatiestroom van actuele artikel- en prijsgegevens is dus van groot belang.

Daarnaast is het voor  de verkoop van uw leveringsprogramma van belang dat de artikel- en prijsgegevens van uw assortiment volledig en correct zijn opgenomen in de systemen van uw afnemers. Wijzigingen in uw assortiment, zoals nieuwe artikelen, vervallen artikelen, nieuwe verpakkingen, dienen tevens zo snel mogelijk doorgevoerd te worden, zodat de artikel- en prijsgegevens van uw complete assortiment continu actueel in de systemen van uw afnemers staan. Indien artikelen voorzien zijn van trefwoorden, kan een afnemer in te kopen artikelen snel vinden en zien of u de betreffende artikelen levert. Vervolgens kunnen zij met de actuele gegevens een bestelling aan u doorgeven. Dat wil zeggen: met de juiste bestelcodes, omschrijvingen, verpakkingseenheden en actuele prijzen. 

Uw organisatie ontvangt van de fabrikant-/ leveranciersassortimenten de artikelgegevens zoals u die wenst. Deze assortimenten bevatten in principe brutoprijzen en worden, indien gewenst, voorzien van de nettoprijzen van uw leveranciers. De artikel- en prijsgegevens worden in een afgestemd formaat, dat tevens aansluit op uw artikelnummers, aangeleverd zodat deze rechtstreeks ingelezen kunnen worden in door uw organisatie gebruikte software. Doordat de artikelgegevens gekoppeld worden aan de bestaande gegevens in uw database, wordt uw database volledig opgeschoond. Vervolgens krijgt u structurele updates bij wijzigingen in de artikel- en prijsinformatie van uw leveranciers, zodat u altijd over actuele artikel- en prijsgegevens beschikt.

Eenmalig wordt uw complete assortiment minutieus uitgewerkt (opgezet) en aangevuld met diverse kenmerken en zoektermen per artikel. Dit wordt door IB gedaan vanuit alle door u beschikbare documentatie en prijslijsten op de manier die u voorhanden heeft, bijvoorbeeld: Excel- en  PDF-bestanden, uw catalogus en documentatiemappen, uw website, etc. Deze uitgewerkte artikelen worden gekoppeld aan de artikelen van uw assortiment die momenteel in de bedrijfssoftware van uw afnemers staan. Tenslotte worden de uitgewerkte artikelen van uw assortiment in een artikelbestand opgestuurd naar uw afnemers, in het formaat dat aansluit bij de door hen gebruikte software. Wijzigingen in uw assortiment worden vervolgens ook door IB verwerkt en middels een updatebestand naar uw afnemers gecommuniceerd, waardoor uw artikel- en prijsgegevens direct in de systemen van afnemers staan en daarmee altijd actueel zijn. 

• Tijdsbesparing m.b.t. het opvragen en verwerken van wijzigingen in de gegevensbestanden van leveranciers;
• IB zorgt ervoor dat de prijslijsten van leveranciers in uw softwarepakket ingelezen kunnen worden;
• Kwaliteitsverbetering van de artikelinformatie doordat artikelbestanden structureel via IB, een bedrijf gespecialiseerd in het opzetten en onderhouden van kwalitatief hoogwaardige artikelbestanden, aangeleverd worden;
• Reduceren faalkosten doordat de artikelinformatie te allen tijde up-to-date is, waardoor foute orders ten gevolge van onjuiste artikelinformatie aanzienlijk afnemen;
• Zoeken én vinden. IB levert complete assortimenten aan, voorzien van trefwoorden, zodat een artikel snel en makkelijk gevonden wordt. Hierdoor kan het uitbreiden van de database gemakkelijk en verantwoord plaatsvinden, met een hogere zoek- en vindsnelheid. Bovendien wordt aan de artikelen aanvullende informatie toegevoegd, bijvoorbeeld droogtijden, brandwerendheid, etc. Hiermee wordt de database tevens een kennisbron.

• Vergroting van uw assortiment in de systemen van uw afnemers. IB levert complete assortimenten aan, voorzien van zoektermen. Hierdoor kan een artikel snel en makkelijk gevonden worden in de database van uw afnemer;
• Reductie van faalkosten doordat minder orders met foute codes, prijzen, etc. binnenkomen;
• Tijdsbesparing op het op maat maken en versturen van artikelbestanden naar afnemers;
• Versnelde afzet van nieuwe artikelen doordat de benodigde gegevens snel in de systemen van uw afnemers staan;
• Aan de artikelen wordt aanvullende informatie toegevoegd, bijvoorbeeld droogtijden, brandwerendheid, etc. Hiermee wordt de database van uw afnemer tevens een kennisbron en kan snel geantwoord worden op vragen van klanten;
• De artikelgegevens van uw assortiment die in de systemen van uw afnemers staan, worden volledig opgeschoond. Dit houdt in dat in eerste instantie alle artikelen in de systemen van uw afnemers worden gekoppeld aan het opgezette artikelbestand in de IB database. Vervolgens zullen de artikelgegevens geüpdate worden met de actuele gegevens. Vervallen artikelen zullen als vervallen aangemerkt worden en nieuwe artikelen worden toegevoegd;
• Serviceverbetering naar uw afnemers toe, doordat artikelbestanden structureel via IB, gespecialiseerd in het opzetten van kwalitatief hoogwaardige artikelbestanden, aangeleverd worden.